สรุปการปฏิบัติงานสัปดาห์ที่ 8 (วันที่ 21 ธ.ค. 2552 - 26 ธ.ค. 2552)

บริษัท โตโยต้า เค.มอเตอร์ส ผู้จำหน่ายโตโยต้า จำกัด แผนกบริการ
สิ่งที่ได้จากการฝึกประสบการณ์ : พนักงานเริ่มที่จะปรับตัวเข้ากลับการทำงานได้มากขึ้น บริษัทโตโยต้า ได้ทำการเปลี่ยนระบบใหม่ในการเปลี่ยนแปลงระบบใหม่การทำงานจึงต้องเปลี่ยนไปด้วยจะต้องมีการปรับตัวให้เข้ากับการทำงานทุกสถานะการณ์ ในส่วนระบบ New Potserv ใหม่สามารถที่จะลิ้งเข้าหากันได้ทุกศูนย์โตโยต้า เค.มอเตอร์ส เพื่อเป็นการเก็บประวัติของลูกค้าหรือตรวจสอบประวัติของลูกค้าว่าลูกค้าเคยตรวจเช็คสภาพรถหรือนำรถเข้าซ่อม ที่ทางศูนย์บริการของ เค.มอเตอร์ส ไหนมาบ้างแต่ถ้าเป็นระบบเก่าจะไม่สามารถลิ้งหากันได้

ปัญหา :
1.เวลาที่มีการเก็บหรือตรวจสอบประวัติของลูกค้าแต่ละคนซึ่งพนักงานรับรถ (S/A) จะเรียกตามคิวและเนื่องจากเป็นระบบใหม่จะล้าช้าไปบ้างอาจเกิดจากความไม่เคยชินของพนักงานในการเข้าระบบใหม่ทำให้โดนลูค้าบางรายบ่นหรือโดนด่าเล็กน้อย
2.การกลับรหัสลูกค้าระบบจะมีการรันข้อมูลช้ากว่าระบบเก่าและมีขันตอนที่สลับซับซ้อนกว่าระบบเก่าจะทำให้การทำงานช้าและเสียเวลาไปบ้าง

การแก้ใขปัญหา :
1.พนักงานลูกค้าสัมพันธ์จะเป็นคนรับนัดหมายและจะบอกกล่าวลูกค้าไว้ล่วงหน้าว่าตอนนี้ทางบริบัทโตโยต้าได้ทำการเปลี่ยนระบบจากระบบเก่าเป็นระบบใหม่สามารถที่จะลิ้งเข้าหากันได้ทุกศูนย์บริการอาจจะมีการล้าช้าไปบ้างและพนักงานลูกค้าสัมพันธ์ก็จะกล่าวคำขอโทษไว้ล่วงหน้า
2.ในการกลับรหัสลูกค้ามีขั้นตอนที่ซับซ้อนกว่าระบบเก่าเราจึงต้องทำให้ชำนานและชินในการพิมพ์เลขตัวถังเข้าไปจะต้องดูและตรวจทานเพื่อไม่ให้ผิดและเสียเวลาเพราะว่าระบบจะทำการรันข้อมูลช้าพอสมควร

สรุปการปฏิบัติงานสัปดาห์ที่ 7 (วันที่ 14 ธ.ค. 2552 - 19 ธ.ค. 2552)

บริษัท โตโยต้า เค.มอเตอร์ส ผู้จำหน่ายโตโยต้า จำกัด แผนกบริการ
สิ่งที่ได้จากการฝึกประสบการณ์ : เอกสารที่มีจำนวนเยอะ ๆ หรืองานต่าง ๆ ที่ต้องทำจำนวนมาก ๆ จะต้องมีเลขที่ของเอกสาร วัน เดือน ปี ของเอกสารนั้น ๆ เพื่อที่จะทำไห้ง่ายต่อการใช้งาน การตรวจสอบการทำงานย้อนหลังหรือการหยิบมาใช้งานจะได้รู้ว่าหยิบมาจากตรงไหนและเมื่อใช้งานเสร็จแล้วควรเก็บไว้ตรงไหนจะทำไห้ไสบสนไม่เสียเวลามากนักต่อการหาเอกสารงานต่าง ๆ และการเก็บเอกสารก็ควรแยกเป็นสัดส่วน อย่างเช่น เอกสารที่จะต้องใช้งานหรือตรวจสอบบ่อย ๆ ก็จะอยู่ไกล้ ๆ มือ หรือไกล้โต๊ะทำงานมากที่สุดหรือจะเก็บไว้ไนตู้เก็บเอกสาร โดยใส่ไว้ในแฟ้มและเขียนวันเดือนปีกำกับไว้ ส่วนพวกเอกสารย้อนหลัง 3-5 ปี ก็จะเก็บใส่ลังเอาไว้หอ้งเก็บเอกสารและเขียนแปะว่าเป็นเอกสารชนิดอะไร และวันเดือนปี ของเกสารนั้น ๆ

ปัญหา :

1.ในการเก็บเอกสารเข้าแฟ้มบางทีก็อาจจะเก็บเข้าแฟ้มเอกสารผิดแฟ้มหรือเก็บเอกสารตามเลขที่เอกสารแต่ไม่ได้ดูวัน เดือน ปีของเอกสาร

2. ในการเขียนเลขที่เอกสารหรือตรวจเช็คเลขที่เอกสารเอกสารอาจจะตกหล่นไปบ้างและเสียเวลาในการกลับมาแก้ไข

การแก้ไขปัญหา :

1. เอกสารต่าง ๆ เราจะดูแต่เลขที่ของเอกสารอย่างเดียวไม่ได้แต่จะต้องดู วัน เดื่อน ปี และชนิดของเอกสาร เพราะเอกสารบางอย่างไม่ใช่ชนิดเดียวกันแต่ลักษณะและสีคล้ายกันมาก

2. ในการเขียนเลขที่เอกสารเราจะต้องเขียน หรือตรวจเช็คเลขที่เอกสารใบต่อใบ เอกสารที่ทำการตรวจสอบจะได้ไม่ตกหล่น เพื่อความแหม่นยำ และไม่ทำไห้เสียเวลาย้อนกลับมาแก้ไขอีก

สรุปการปฏิบัติงานสัปดาห์ที่ 6 (วันที่ 7 พ.ย. 2552 - 12 ธ.ค. 2552)

บริษัท โตโยต้า เค.มอเตอร์ส ผู้จำหน่ายโตโยต้า จำกัด แผนกบริการ

สิ่งที่ได้จากการฝึกประสบการณ์ : ในสัปดาห์นี้ทางบริษัท โตโยต้า แผนกบริการได้มีการลงระบบ TOPSERV ตัวเก่าเป็นระบบ NEW TOPSERV ทางบริษัทจึงวุ่นวายเนื่องจากจะมีคนมาจากสาขาใหญ่เพื่อมาดูความเรียบร้อยของระบบและพนักงานแต่ละคนก็จะตึงเครียดเพราะแต่ละคนก็ต้องทำหน้าที่ของตัวเองในการเปลี่ยนแปลงจาก TOPSERV ตัวเก่าเป็นระบบ NEW TOPSERV ทำให้กระบวนการการทำงานหรือเอกสารบางอย่างเปลียนแปลงไปจากเดิมเช่น เอกสารชุดใบสั่งซ่อมจากแบบเก่าจะเป็นแนวนอนแบบใหม่ก็จะเป็นแนวตั้ง และมีการรันเลขที่เอกสารใหม่ ตัวอย่าง ชื่อเอกสารระบบเก่า ใบสั่งซ่อมGS เลขที่เอกสารระบบเก่า 09-15917 : ชื่อเอกสารระบบใหม่ ใบสั่งซ่อมGS เลขที่เอกสารระบบใหม่ GSJ-09-1591และยังมีงานอื่น ๆ อีกที่มีการเปลี่ยนแปลงไป เป็นต้น แต่การจัดเรียงเลขที่เอกสารยังเหมือนเดิมคือเรียงจากมากไปหาน้อย

ปัญหา : ภายในแผนกบริการมีการเปลี่ยนแปลงระบบใหม่พี่ๆพนักงานก็จะต้องทำความเข้าใจและทำความคุ้นเคยกับระบบใหม่ที่จะต้องมีการเปลี่ยแปลงกระบวนการทำงานบางอย่าง พี่ๆก็เลยยังไม่ค่อยกระจ่ายงานให้ทำเนื่องจากกลัวว่างานจะผิดผลาดและพี่ ๆ ก็ยังไม่ชินกับระบบใหม่ด้วย

วิธีการแก้ปัญหา : ก็ต้องทำงานที่พอจะทำได้ไปก่อน อย่างเช่นการเรียงเลขที่เอกสาร การตรวจเช็คทะเบียนรถหรืองานเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลงและในเรื่องของเอกสารบางอย่างต้องทำความเข้าใจใหม่และจะต้องใช้เวลาในการทำความเข้าใจ

สรุปการปฏิบัติงานสัปดาห์ที่ 5 (วันที่ 30 พ.ย. 2552 - 5 ธ.ค. 2552)

บริษัท โตโยต้า เค.มอเตอร์ส ผู้จำหน่ายโตโยต้า จำกัด แผนกบริการ

สิ่งที่ได้จากการฝึกประสบการณ์ : การตรวจเช็คเลขที่เอกสาร และการเรียงเลขที่เอกสารต้องทำอย่างรอบครอบมากที่สุด เพราะเป็นเอกสารที่สำคัญจะผิดพลาดไม่ได้ถ้าจะผิดก็ต้องผิดพลาดน้อยที่สุดเราต้องให้ความสำคัญกับงานที่เราทำเป็นอย่างมากในการทำงานแต่ละครั้งจะต้องตั้งใจทำงานให้มากที่สุดงานบางอย่างที่เราไม่แน่นใจว่าทำไปแล้วจะถูกต้องหรือไม่เราก็จะต้องถามพี่ๆก่อนหรือให้พี่ๆช่วยดูเพื่อที่จะทำงานได้อย่างถูกต้องและสมบรูณ์มากที่สุด

ปัญหา : ในการตรวจเช็คเลขที่เอกสารมีปัญหาที่เอกสารชุดใบสั่งซ่อมของบางวันไม่ได้คัดแยกใบแดงออก ใบแดงคือใบเบิกอะไหล่ซึ่งใบแดงจะต้องนำมาตรวจเช็คเลขที่เอกสารอีกทีเพื่อที่จะนำส่งห้องอะไหล่ และเอกสารบางชุดที่เช็คว่ามีแต่เมื่อมาตรวจแล้วปรากฎว่าไม่มีเนื่องจาเอกสารมีเยอะอาจจะลืมตรวจเช็คหรือคัดแยกออกไปบ้างสำหรับบางวัน

การแก้ปัญหา : งานที่เข้ามาใหม่ของแต่ละวันที่ทำอยู่ประจำก็ต้องตรวจสอบหรือตรวจเช็คไม่ให้ผิดผลาดโดยการตรวจเช็คเลขที่เอกสารบ่อย ๆ ก่อนที่จะเก็บเข้าแฟ้มหรือก่อนที่จะส่งตรวจ ส่วนงานเก่าที่ผิดผลาดก็ต้องตามแก้ไขโดยการตรวจเช็คเลขที่เอกใหม่ สำหรับชุดที่ยังไม่ได้คัดแยกใบเบิกอะไหล่ออกก็ทำการคัดแยกออกและส่งห้องอะไหล่ให้เร็วที่สุด