สรุปการปฏิบัติงานสัปดาห์ที่ 17 (วันที่ 22 ก.พ.2553- 26 ก.พ.2553)

บริษัทโตโยต้า เค.มอเตอร์ส ผู้จำหน่ายโตโยต้า จำกัด แผนกบริการ
สิงที่ได้รับจากการฝึกประสบการณ์ : เป็นสัปดาห์สุดท้ายที่จะได้ฝึกงานที่บริษัทนี้ก็รู้สึกใจหายเพราะตลอดระยะเวลา 4 เดือนที่ได้ฝึกงานที่โตโยต้า สาขาประชาอุทิศ รู้สึกดี และรู้สึกอบอุ่นมากพี่ ๆ ก็คอยดูแลเอาใจใส่ และสอนการทำงานทุกเรื่อง ตั้งแต่วันแรกที่เข้าไปฝึกงานทุกคนต้อนรับดีมาก ส่วนงานที่ได้รับมอบหมาย งานหลักก็ยงคงเรียงเลขที่เอกสารใบสั่งซ่อม และใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีตามเดิม และช่วยพี่พิมพ์จดหมาย เอกสาร ต่าง ๆ และปริ้นรูปรถยนต์ที่นำเข้าซ่อม หรือพวกอะไหล่รถยนต์บ้าง

ปัญหา : เครื่องปริ้นมีปัญหาตรงเวลาสั่งปริ้นไม่สามาที่จะสั่งปริ้นทีเดียวได้ เพราะใส่กระดาษได้ทีละแผ่น ถ้าใส่หลาย ๆ แผ่น กระดาษจะเข้าไปติดภายในเครื่องทำให้เสียกระดาษ

วิธีแก้ไขปัญหา : จะทำการสั่งปริ้นกับเครื่องปริ้นอีกตัวที่มีประสิทธิภาพดีกว่าและจะทำให้งานเสร็จเร็วกว่า

สรุปการปฏิบัติงานสัปดาห์ที่ 16 (วันที่ 15 ก.พ. 2553 - 20 ก.พ. 2553)

บริษัท โตโยต้า เค.มอเตอร์ส ผู้จำหน่ายโตโยต้า จำกัด แผนกบริการ
สิ่งที่ได้จากการฝึกประสบการณ์ : ได้ขึ้นไปต้อนรับ มีผู้มาตรวจ ISO ที่ห้องประชุมชั้นสอง เมื่อมีการประชุมเสร็จในช่วงเช้าก็จะมีการลงมาตรวจดูงานของพนักงานแต่ละคน หรือแต่ละแผนก ว่า บริษัทโตโยต้า สาขาประชาอุทิศ ได้ทำงานตามขั้นตอนหรือระดับมาตราฐาน ISO 9001:2000 ที่วางไว้หรือไม่โดยมีการควบคุมคุณภาพทุกขั้นตอนการบริหารอย่างเป็นระบบ จะมีการตรวจเอกสาร กระบวนการในการทำงานของพนักงานแต่ละคน มีการเรียกพนักงานแต่ละคนเข้ามานั่งคุยกันและพนักงานบางคนก็จะนั่งทำงานรอจนกว่าจะถึงคิว เมื่อตรวจเอกสารหรือกระบวนการต่าง ๆ เสร็จผู้ตรวจ ISO และผู้จัดการ ก็จะขึ้นประชุมสรุปงานกันในช่วงเย็น จากการพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่องผลของความพยายาม นั่นก็คือ การได้รับการรับรองมาตรฐานระบบบริหารคุณภาพ ISO 9001:2000 เมื่อวันที่ 19 พฤศจิกายน 2545 จึงทำให้ต้องมีผู้มาตรวจ ISO ปีละประมาณ 2 ครั้ง เพื่อเป็นการยืนยันการก้าวสู่มาตรฐานระดับสากลในระบบบริหารงานของบริษัท ทั้งในด้านการขาย การบริการหลังการขาย และการบริการอะไหล่ โดยทางบริษัท จะคงรักษามาตรฐานนี้ไว้รวมทั้งมุ่งมั่นพัฒนาระบบต่อไปให้ดีกว่านี้

ปัญหา : -

วิธีแก้ไข : -

สรุปการปฏิบัติงานสัปดาห์ที่ 15 (วันที่ 8 ก.พ. 2553 - 13 ก.พ. 2553)

บริษัท โตโยต้า เค.มอเตอร์ส ผู้จำหน่ายโตโยต้า จำกัด แผนกบริการ
สิ่งที่ได้จากการฝึกประสบการณ์ : เวลาที่ได้รับมอบหมายงานจะต้องตั้งใจฟังคำสั่งที่ได้รับมอบหมายเมื่อได้รับงานมาก็ควรจะรีบทำให้เสร็จไม่ควรค้างคาไว้ ถึงแม้ว่างานที่ได้รับมอบหมายมาจะไม่รีบก็ตาม เพราะยังมีงานอื่น ๆ ให้ทำอีกมากมาย เมื่อทำเสร็จก็จะต้องตรวจดูความเรียบร้อยให้ดีก่อนเพื่อที่จะได้ไม่มีข้อผิด และะจะได้ไม่เป็นภาระของคนอื่น ซึ่งจะต้องมานั้งแก่งานย้อนหลังให้

ปัญหา :
1. ในเวลาที่หาเอกสารชุดใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี หรือเอกสารต่าง ๆ จะต้องดูจากเลขที่เอกสารในใบปะหน้าของเอกสารชุดนั้น ๆ แต่ปรากฏว่าเอกสารชุดใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี ของบางวันในปีที่แล้วไม่ได้เขียนเลขที่ใบเสร็จ มีแต่ใบปะหน้าเพียงอย่างเดียว และเอกสารในบางวัน ที่ไม่มีเอกสารก็เช็คว่ามีเอกสาร ซึ่งเป็นของเด็กฝึกงานรุ่นก่อน ๆ ที่ทำไว้ จึงทำให้เสียเวลาที่เราจะมานั่งหาเอกสาร เพราะต้องใช้เวลาในการเปิดหาเอกสาร และจะทำให้งงมาก

วิธีแก้ไข :
1.ถ้าเอกสารที่เราหา รีบใช้ก็จะต้องเปิดไล่เลขที่ไปเลื่อย ๆ จนกว่าจะเจอ
2.นำชุดเอกสารที่ไม่ได้เขียนเลขที่เอกสารมาทำการเขียนเลขที่เอกสาร และตรวจเช็คเลขที่ของเอกสารโดยดูจากใบอ้างอิงตามวันเดือนปีของเอกสารในชุดนั้น ๆ

สรุปการปฏิบัติงานสัปดาห์ที่ 14 (วันที่ 1 ก.พ. 2553 - 6 ก.พ. 2553)

บริษัท โตโยต้า เค.มอเตอร์ส ผู้จำหน่ายโตโยต้า จำกัด แผนกบริการ
สิ่งที่ได้จากการฝึกประสบการณ์ : ในการเช็คสต็อกจะต้องใช้เวลาพอสมควรเนื่องจากต้องเช็คอย่างละเอียดรอบคอบ และเวลาที่มีผู้มาเบิกอุปกรณ์สำนักงาน เครื่องมีอหรือเวลามีแม่บ้านมาเบิกเครื่องดื่มหรือน้ำยาทำความสะอาดต่าง ๆ จะต้องลงสมุดเพื่อจะดูยอดเวลาเช็คสต็อกครั้งแรกและครั้งต่อ ๆ ไป ถ้าของในสต็อกหมดจะต้องทำการสั่งของจากสำนักงานใหญ่และพนักงานส่งเอกสารจะเป็นผู้มาส่งและจะต้องลงว่านำเข้ามาเท่าไหร่และนำออกไปเท่าไหร่

ปัญหา : ในระยะเวลา 1 เดือน จะมีผู้มาตรวจสต็อก 1 ครั้ง ซึ่งเราไม่รู้ว่าจะมาตอนไหน ถ้ายังไม่ได้ทำการตัด หรือเช็คสต็อกเวลามีผู้มาตรวจจะต้องรีบเช็คสต้อกก่อนการตรวจ และในบางครั้งที่รีบ ๆ อาจจะมีการตกหล่นไปบ้าง และบางทีจะมีงานที่เร่งด่วนจึงต้องทำงานที่เร่งด่วนก่อน

วีธีแก้ปัญหา : ถ้าว่างก็จะคอยเช็คสต็อกนับอุปกรณ์สำนักงาน เครื่องมือเครืองใช้หรือเครื่องดื่มบ่อย ๆ และเช็คอย่างรอบคอบระมัดระวังเพื่อไม่ให้ตกหล่นจะได้ไม่มีปัญหาทีหลัง

สรุปการปฏิบัติงานสัปดาห์ที่ 13 (วันที่ 25 ก.พ. 2553 - 30 ก.พ. 2553)

บริษัท โตโยต้า เค.มอเตอร์ส ผู้จำหน่ายโตโยต้า จำกัด แผนกบริการ
สิ่งที่ได้จากการฝึกประสบการณ์ : การทำงานเริ่มดีขึ้นส่วนระบบการทำงานหรือระบบฐานข้อมูลที่ปรับปรุงใหม่ของบริษัทก็ดีขึ้น บางวันก็จะมีงานเยอะแต่บางวันก็น้อยแล้วแต่รถที่เข้าซ่อมและงานที่ทำจะหนักไปทางด้านเอกสารเป็นส่วนใหญ่

ปัญหา : เวลาที่ตรวจเช็คเลขที่เอกสาร JOBใบสั่งซ่อมในบางครั้ง จะไม่พบเอกสารแต่ในใบรายงานหรือใบอ้างอิงจะเขียนรายละเอียดว่ามีเอกสารเช่น ลงวันที่ ที่ปิด JOB ไปแล้ว หรือว่าซ่อมเสร็จแล้ว และมีเจ้าของมารับไปแล้ว

วิธีแก้ปัญหา : จะพยายามเช็คหลาย ๆ รอบเผื่อว่าเอกสารมันติดกันหรือว่าซ่อนกันอยู่แต่ถ้าไม่พบจริง ๆ จะดูทะเบียนรถของ JOB ที่หายไปจากใบรายงานและจะเข้าไปดูในฐานข้อมูลโดยการใส่ทะเบียนรถเข้าไปในระบบ

สรุปการปฏิบัติงานสัปดาห์ที่ 12 (วันที่ 18 ม.ค. 2553 - 23 ม.ค. 2553)

บริษัท โตโยต้า เค.มอเตอร์ส ผู้จำหน่ายโตโยต้า จำกัด แผนกบริการ
สิ่งที่ได้จากการฝึกประสบการณ์ : ในการทำงานไม่ว่าจะเป็นการเบิกเงินค่าใช้จ่ายต่าง ๆ หรือแม้กระทั้งอุปกรณ์เครื่องมือสำนักงานต่าง ๆ จะต้องมีหลักฐานไว้เป็นลายลักษณ์อักษรหรือเก็บใบเสร็จค่าใช้จ่ายหรือใบเสร็จรับเงินต่างๆ ทุกครั้งเพื่อเป็นหลักฐานเวลามีผู้มาตรวจสอบหรือจะได้ไม่เกิดข้อผิดผลาด และจะได้รู้ว่านำเงินหรืออุปกรณ์ที่เบิกนั้นไปทำอะไรบ้าง และจะต้องทำสำเนาถ่ายเอกสารเก็บไว้ในแฟ้มเพื่อเป็นหลักฐานอีกทางหนึ่ง

ปัญหา : --

วิธีแก้ไขปัญหา : --

สรุปการปฏิบัติงานสัปดาห์ที่ 11 (วันที่ 11 ม.ค. 2553 - 16 ม.ค. 2553)

บริษัท โตโยต้า เค.มอเตอร์ส ผู้จำหน่ายโตโยต้า จำกัด แผนกบริการ
สิ่งที่ได้จากการฝึกประสบการณ์ : มีการปรับปรุงโยกย้ายพนักงานให้ไปอยู่ที่สาขาใหญ่ <สุขุมวิท> หน้าที่คือเป็นคอเซ็นเตอร์ที่สาขาใหญ่ และมีการขึ้นเงินเดือนอีก 1,000 บาท มีการเรียกพนักงานเข้าไปคุยเนื่องจาบ้านของพี่เค้าอยู่ไกลจากสุขุมวิทแต่เมื่อมีจดหมายมาที่สาขาประชาอุทิศพี่เค้าก้ต้องไป และมีการเลี้ยงอำลาก่อนไปส่วนงานที่พี่เค้าเคยทำก็โอนย้ายไปให้พี่อีกคนทำต่อ

ปัญหา : มีพนักงานแผนกซ่อมบำรุง จาก สุขุมวิท โทรมาขอสายรองผู้จัดการ แต่รองผู้จัดการไม่อยู่ พี่เค้าจะถามว่ามีคนเอากระเบื่องมาส่งที่สาขาประชาอุทิศหรือยัง เพราะมีคนโทรสั่งกระเบื่องเอาไว้ และพี่เค้าก็ลง Book ไว้

วิธีแก้ไขปัญหา : รับเรื่องไว้ และจึงโอนโทรศัพท์ให้พี่เค้าคุยกะฝ่ายจัดซื้อของสาขาประชาอุทิศแต่ฝ่ายจัดซื้อก็บอกว่าไม่มีคนสั่ง และจึงรอรองผู้จัดการมา รองผู้จัดการก็บอกว่าไม่ได้สั่งกระเบื่อง และจึงโทรกลับไป

สรุปการปฏิบัติงานสัปดาห์ที่ 10 (วันที่ 4 ม.ค. 2553 - 9 ม.ค. 2553)

บริษัท โตโยต้า เค.มอเตอร์ส ผู้จำหน่ายโตโยต้า จำกัด แผนกบริการ
สิ่งที่ได้จากการฝึกประสบการณ์ : ทุกคนภายในบริษัทจะต้องช่วยกัน หรือร่วมมือกันในการทำงานเป็นทีมและมีความสามัคคีกัน เมื่อมีปัญหาต้องประชุมปรึกษากันต่างคนต่างใช้เหตุผลของตัวเอง และรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น หรือช่วยกันระดมความคิดเห็น ส่วนงานภายในแผนกบริการจะหนักไปทางด้านเอกสาร เป็นส่วนใหญ่และการพบปะนัดหมายลูกค้า และอาจจะมีการคีย์ข้อมูล แก้ไขข้อมูลลูกค้า หรือข้อมูลรถการเข้าซ่อมบ้าง

ปัญหา : เนื่องจากระบบของโตโยต้าเป็นระบบใหม่ที่ได้ทำการปรับปรุงให้ทันสมัยมากขึ้น ก็มีทั้งข้อดี และข้อเสียแต่ก็จะหนักไปทางด้านข้อเสีย ตรงที่ระบบทำงานช้ามาก ทำให้เกิดความล้าช้าและมีลูกค้าบางคนก็บ่นจึงมีการปิดปรับปรุงช่วงเวลา บ่าย 2 โมง - 4 โมงเย็น ทำให้ไม่สามารถที่จะทำงานได้เช่นการกลับรหัสแก้ไขข้อมูลลูกค้าหรืองานต่าง ๆ ที่จะต้องเข้าไปดำเนินการภายในระบบ

วิธีการแก้ไข : ถ้ามีงานที่จะต้องเข้าไปในระบบก็จะรีบทำให้เสร็จก่อน และถ้าเป็นการกลับรหัสแก้ไขข้อมูลลูกค้าจะทำช่วงเวลาบ่ายโมงไปแล้วก็จะนั่งทำไปเลื่อย ๆ จนกว่าจะเสร็จ แต่ถ้าระบบปิดก่อนก็จะต้องรอจนกว่าระบบจะเปิดใช้งานได้ และในช่วงที่ระบบปิดก็จะหางานอย่างอื่นทำไปก่อน

สรุปการปฏิบัติงานสัปดาห์ที่ 9 (วันที่ 28 ธ.ค. 2552 - 2 ม.ค. 2553)

บริษัท โตโยต้า เค.มอเตอร์ส ผู้จำหน่ายโตโยต้า จำกัด แผนกบริการ
สิ่งที่ได้จากการฝึกประสบการณ์ :ในสัปดาห์นี้เป็นสัปดาห์สุดท้ายของปีนี้ภายในบริษัทมีการจับฉลากในวันที่ 30 ธันวาคมและจะทำงานกันครึ่งวันมีการจัดเลี้ยงกันภายใน แต่ในสัปดาห์นี้ลูกค้าจะเยอะเป็นพิเศษที่นำรถเข้าซ่อมหรือตรวจเช็คระยะฟรีอาจเป็นเพราะว่าคงจะเดินทางกันในช่วงปีใหม่ ส่วนงานที่ทำในสัปดาห์นี้คือ เรียงJOBเลขที่เอกสาร คัดแยกเอกสารใบเบิกอะไหล่ เรียงเลขที่เอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี และตรวจเช็คเลขที่เอกสารต่างๆ และเริ่มที่จะคุ้นเคยกับการเปลี่ยนระบบใหม่และงานใน office มากขึ้น

ปัญหา : เอกสารหรือ JOB ที่ต้องเรียงทุกวันเป็นประจำในช่วงนี้จะมีเยอะในการเรียงเลขที่เอกสารจะทำให้ตาลายและเกิดการเรียงผิดเรียงถูกสลับไปมาและเวลาตรวจเช็คเลขที่เอกสารจึงอารทำให้เลขที่เอกสารตกหล่น

การแก้ไขปัญหา : เมื่อทำการเรียงเลขที่เอกสารเสร็จหรือตรวจเลขที่เอกสารเสร็จหนึ่งรอบจะทำการตรวจสอบอีกหนึ่งรอบก่อนการส่งตรวจเป็นการตรวจทานเพื่อไม่ให้ผิดผลาดและบางที่เอกสารมีเยอะก็จะทำการเรียงเลขที่เอกสารหรือเช็คเลขที่เอกสารหนึ่งรอบและเมื่อรู้สึกปวดตาก็จะพักสายตาซัก 10 นาที่แล้วเริ่มทำงานต่อ